为了规范学院档案的管理，根据教育部颁发的《高等学校档案管理办法》，结合我院制定的档案管理制度，经研究讨论，现将档案的规范管理办法下发于各部门。
（一）部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
1、党政类：主要包括学院党委、行政、工会、团委、保卫等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关的来文，学院的发文材料；
2、上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料；
3、教学类：主要包括反映教学管理、教学实践（仪器设备）和教学研究等活动的文件材料；
4、外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料；
5、基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行；
6、财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。
（二）材料要求：
1、学院或处室签发的协议、合同，凡是交到档案室的，都必须有牵头领导的签字及盖章；
2、部门上交的文字材料，需有本部门的签章；
3、部门上交的牌匾，需按照档案上交要求，随同文字等其他材料一同交于档案室；
4、部门上交的影像档案，可以按照年限、学期或者事件，统一刻录在光盘上，同时上交电子版的影像材料。要求不得有重复的影像资料。
5、凡是上交的档案材料都需填写《档案移交登记表》（表格附后）；
6、凡是校内形成材料或在OA系统中运用的材料，都必须将纸质和电子的，一同交到档案室（图书馆119室）。
(三)高校档案材料归档时间为：
1、各部门应当在次学年6月底前归档；
2、各院系、中心等应当在次学年寒假前归档；
3、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
请各部门负责档案的老师，认真学习，严格按照以上要求收集、上交档案。
图书馆综合档案室
二〇一二年一月五日
