第一章总则
第一条为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规，制定本办法。
第二条本办法所称会计档案是指学院在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学院经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第二章会计档案的整理立卷
第三条会计资料归档范围：
（一）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证；
（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿等；
（三）财务会计报告：包括月报、季报、年报等财务会计报告；
（四）其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第四条学院可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第五条同时满足下列条件的，学院内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
符合上述条件，学院从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第六条计划财务处会计按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，登记档案台账。
第三章会计档案的归档保管
第七条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由计划财务处临时保管二年，再移交档案室保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案室同意。
计划财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。
第八条计划财务处在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。
（一）纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。
（二）电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案室接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。
第九条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限按照财政部及国家档案局规定执行。
第四章会计档案的借阅使用
第十条档案室建立借阅登记清册，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
（一）会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。
（二）查阅会计档案时必须两人同时办理，严禁私自调卷。
（三）借阅人对调出查阅的会计档案必须妥善保管，使用后立即归还。对到期确需延期使用的档案材料，应携带会计档案重新办理借阅手续。
第十一条单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。
第五章附则
第十二条本办法由计划财务处负责解释。自发布之日起执行。
包头轻工职业技术学院
计划财务处
2020年6月30日
